Bezahlt Status nicht plausibel

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Stefan Meier
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Guten Morgen,

wir haben tausende von Bestellungen im Jahr 2022 deren "Bezahlt-Status" falsch angezeigt wird.

Laut Buchhaltung sind nach Stichproben keine Offenen-Posten im jeweiligen Kundenkonto vorhanden.

Gibt es hier aktuell Anzeigefehler ?

Image 477

Wie häufig tritt der Fehler auf?:
nur bei Bug ausfüllen
Bei wie vielen Anwendern tritt der Fehler auf?:
bei allen
Tritt der Fehler in verschiedenen Browsern auf?:
ja
Tritt der Fehler in verschiedenen Betriebssystemen auf?:
nur bei Bug ausfüllen
Im Falle eines Bugs: In welchem Browsern und Betriebssystemen tritt der Fehler auf?:
Release geplant mit:
Juni 2023
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Ernest | Elements 4sellers Elements
  • great news!

Hallo,

mit dem anstehenden Update wird die Ermittlung der Belegenummer optimiert. Somit sollte dann auch der Zahlungsstatus korrekt ermittelt werden.

Schöne Grüße,

Ernest

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Ernest | Elements 4sellers Elements
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Quote from Stefan Meier

Guten Tag,

konnten sie schon etwas in Erfahrung bringen ?

Guten Morgen,

wir haben uns noch einmal genau die Ermittlung der Belegnummer angesehen und dahingehend eine Optimierung vorgenommen. Wir werden diese Optimierung mit dem nächsten Update veröffentlichen. Dann solle die Ermittlung des Zahlungsstatus auch bei euch funktionieren.

Vielen Dank noch einmal für die guten Beispiele. Sie waren sehr hilfreich.

Schöne Grüße,

Ernest

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Stefan Meier
Quote from Ernest | Elements

Hallo Stefan,

vielen Dank für diesen Hinweis. Wir prüfen , wieso in Elements die Belegnummer ohne die führende 0 angezeigt wird. Ich vermute hier den Grund für das Verhalten. Ich gebe Bescheid.

Schöne Grüße,

Ernest

Guten Tag,

konnten sie schon etwas in Erfahrung bringen ?

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Ernest | Elements 4sellers Elements
Quote from Stefan Meier

Sie weicht eigentlich nicht ab. Siehe Screenshot der Rechnung. Hier ist die vollständige Belegnummer inkl. führender 0 im entsprechenden Block rechts oben vorhanden. Auch beigefügt ein aktuelles Übergabeprotokoll der Verkaufsbelege ans Rechnungswesen.

Die jeweilige Zuordnung der Zahlungsmöglichkeiten (wir reden hier von Onlinebestellungen und Diensten wie PayPal, Ebay, Klarna usw.) erfolgt über eine separate Software welche die Zuordnung anhand der Transaction-IDs vornimmt. Die Verbuchung erfolgt zu 99% nach erfolgter Rechnungsstellung.

Sage 100 Zahlungsimport

Image 481

Image 482

Hallo Stefan,

vielen Dank für diesen Hinweis. Wir prüfen , wieso in Elements die Belegnummer ohne die führende 0 angezeigt wird. Ich vermute hier den Grund für das Verhalten. Ich gebe Bescheid.

Schöne Grüße,

Ernest

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Stefan Meier
Quote from Ernest | Elements

Hallo Stefan,

vielen Dank für das Beispiel. Ich denke, dass die Zahlung nicht zugeordnet wird, da der Offene Posten eine andere Nummer als die Belegnummer hat.

Die Rechnung in deinem Beispiel hat die Belegnummer "2023-40953", die OPs laufen jedoch auf die Nummer "2023-040953". Das entspricht nicht der gleichen OP-Nummer und daher wird dieser OP nicht der Bestellung (oder jedem anderen Beleg innerhalb des Verkaufsvorgangs) zugeordnet.

Ich kenne leider nicht den Hintergrund für die abweichenden Belegnummern zwischen Warenwirtschaft und Rechnungswesen nicht, denn anscheinend wird bei der Übergabe des Rechnungsbelegs an das Rechnungswesen die OP-Nummer mit der 0 erweitert. Die Verbindung zwischen Warenwirtschaft (Rechnung) und Rechnungswesen (Buchung) wird über eine interne TAN hergestellt. Daher ist es in der Sage 100 nicht notwendig, dass Belegnummer und OP-Nummer gleich sind.

Allerdings gibt es heute viele Zahlungsmöglichkeiten, die nicht nur auf Rechnungen basieren. Eine PayPal-Zahlung geht zum Beispiel zumeist vor der Rechnungsstellung im Rechnungswesen ein und basiert bestenfalls auf Angaben aus der Bestellung. Aus diesem Grund werden in Elements Zahlungen zugeordnet, wenn es im Rechnungswesen OPs mit der gleichen Kundennummer UND jeder beliebigen Belegnummer im Verkaufsvorgang gibt. Somit kann in Elements auch der Status der Zahlungen für neuere Zahlungsmethoden ermittelt werden.

Zusammenfassend handelt es sich also nicht um einen Bug. Vielmehr fällt die bei euch integrierte Lösung leider aus unserem Erkennungsraster. Wir werden uns einmal Gedanken machen, ob und wie wir hier die Ermittlung des Status erweitern können. Ich gebe Dir Bescheid, wenn ich mehr dazu sagen kann. 


Vielleicht könntest Du in Erfahrung bringen, welche Gründe es hat, dass die OP-Nummer von der eigentlichen Belegnummer abweicht und ob das auch angepasst werden kann?

Schöne Grüße,

Ernest

Sie weicht eigentlich nicht ab. Siehe Screenshot der Rechnung. Hier ist die vollständige Belegnummer inkl. führender 0 im entsprechenden Block rechts oben vorhanden. Auch beigefügt ein aktuelles Übergabeprotokoll der Verkaufsbelege ans Rechnungswesen.

Die jeweilige Zuordnung der Zahlungsmöglichkeiten (wir reden hier von Onlinebestellungen und Diensten wie PayPal, Ebay, Klarna usw.) erfolgt über eine separate Software welche die Zuordnung anhand der Transaction-IDs vornimmt. Die Verbuchung erfolgt zu 99% nach erfolgter Rechnungsstellung.

Sage 100 Zahlungsimport

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Ernest | Elements 4sellers Elements
Quote from Stefan Meier

Laut Buchhaltung sind OPs ordentlich verbucht. Siehe Screenshot im Anhang.

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Hallo Stefan,

vielen Dank für das Beispiel. Ich denke, dass die Zahlung nicht zugeordnet wird, da der Offene Posten eine andere Nummer als die Belegnummer hat.

Die Rechnung in deinem Beispiel hat die Belegnummer "2023-40953", die OPs laufen jedoch auf die Nummer "2023-040953". Das entspricht nicht der gleichen OP-Nummer und daher wird dieser OP nicht der Bestellung (oder jedem anderen Beleg innerhalb des Verkaufsvorgangs) zugeordnet.

Ich kenne leider nicht den Hintergrund für die abweichenden Belegnummern zwischen Warenwirtschaft und Rechnungswesen nicht, denn anscheinend wird bei der Übergabe des Rechnungsbelegs an das Rechnungswesen die OP-Nummer mit der 0 erweitert. Die Verbindung zwischen Warenwirtschaft (Rechnung) und Rechnungswesen (Buchung) wird über eine interne TAN hergestellt. Daher ist es in der Sage 100 nicht notwendig, dass Belegnummer und OP-Nummer gleich sind.

Allerdings gibt es heute viele Zahlungsmöglichkeiten, die nicht nur auf Rechnungen basieren. Eine PayPal-Zahlung geht zum Beispiel zumeist vor der Rechnungsstellung im Rechnungswesen ein und basiert bestenfalls auf Angaben aus der Bestellung. Aus diesem Grund werden in Elements Zahlungen zugeordnet, wenn es im Rechnungswesen OPs mit der gleichen Kundennummer UND jeder beliebigen Belegnummer im Verkaufsvorgang gibt. Somit kann in Elements auch der Status der Zahlungen für neuere Zahlungsmethoden ermittelt werden.

Zusammenfassend handelt es sich also nicht um einen Bug. Vielmehr fällt die bei euch integrierte Lösung leider aus unserem Erkennungsraster. Wir werden uns einmal Gedanken machen, ob und wie wir hier die Ermittlung des Status erweitern können. Ich gebe Dir Bescheid, wenn ich mehr dazu sagen kann. 


Vielleicht könntest Du in Erfahrung bringen, welche Gründe es hat, dass die OP-Nummer von der eigentlichen Belegnummer abweicht und ob das auch angepasst werden kann?

Schöne Grüße,

Ernest

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Stefan Meier
Quote from Ernest | Elements

Hallo Stefan,

sollten Zahlungseingänge verbucht worden sein, so würde man diese im Vorgangslog sehen können. Das sieht zum Beispiel so aus:

Image 478

Der Zahlungseingang wird anhand der OP-Nummer und der Kundennummer erkannt und zugewiesen. Kannst du bitte nachsehen, ob ihr solche Einträge in Elements habt? Wenn nicht, kann es an der Art der Verbuchung liegen.


Könntest Du bitte in Erfahrung bringen, wie die OPs bei euch verbucht werden? Meines Wissens gibt es auch die Möglichkeit, über Verrechnungskonten die Zahlungseingänge gesammelt zu verbuchen. Dann kann es eventuell keine direkte Zuordnung der Zahlung zur Rechnung oder Bestellung geben.


Vielen Dank,

Ernest

Laut Buchhaltung sind OPs ordentlich verbucht. Siehe Screenshot im Anhang.

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Ernest | Elements 4sellers Elements
Quote from Stefan Meier

Hmm. Da habe ich mich wohl missverständlich ausgedrückt.

Zahlungseingänge sind ja vorhanden (z.B. PayPal) und auch entsprechend verbucht.

Dann sollte doch der Status als bezahlt dargestellt werden, weil Kunde hat bestellt, bezahlt und Ware geliefert.

Hallo Stefan,

sollten Zahlungseingänge verbucht worden sein, so würde man diese im Vorgangslog sehen können. Das sieht zum Beispiel so aus:

Image 478

Der Zahlungseingang wird anhand der OP-Nummer und der Kundennummer erkannt und zugewiesen. Kannst du bitte nachsehen, ob ihr solche Einträge in Elements habt? Wenn nicht, kann es an der Art der Verbuchung liegen.


Könntest Du bitte in Erfahrung bringen, wie die OPs bei euch verbucht werden? Meines Wissens gibt es auch die Möglichkeit, über Verrechnungskonten die Zahlungseingänge gesammelt zu verbuchen. Dann kann es eventuell keine direkte Zuordnung der Zahlung zur Rechnung oder Bestellung geben.


Vielen Dank,

Ernest

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Stefan Meier

Hmm. Da habe ich mich wohl missverständlich ausgedrückt.

Zahlungseingänge sind ja vorhanden (z.B. PayPal) und auch entsprechend verbucht.

Dann sollte doch der Status als bezahlt dargestellt werden, weil Kunde hat bestellt, bezahlt und Ware geliefert.

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Ernest | Elements 4sellers Elements
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Hallo Stefan,

vielen Dank für deinen Beitrag. Die Aussage eurer Buchhaltung stimmt mit der Ansicht überein. Wenn es keinen Offenen Posten gibt, gibt es auch keinen Zahlungseingang. Dann wartet Elements auf den Zahlungseingang. Sobald dieser der Rechnung zugeordnet ist, wird der Status auf "bezahlt" gesetzt. Hier kannst Du sehen, wann der Status wechselt: Grafische Darstellung der Status.


Prinzipiell gilt: Ist ein Verkaufsvorgang noch nicht erfüllt, so wird der Zahlungseingang mit dem Auftragswert abgeglichen, andernfalls mit dem Rechnungswert.

Schöne Grüße,

Ernest


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